DIGITALISASI DAN KOMPUTERISASI PENGELOLAAN ARSIP (WARKAH)

PENGELOLAAN ARSIP (WARKAH DI.208)

DENGAN MEMANFAATKAN TEKNOLOGI INFORMASI (KOMPUTERISASI)

I.       LATAR BELAKANG

      Warkah Kantor Pertanahan merupakan arsip hidup, maka harus dikelola secara baik dan profesional. Pengelolaan arsip secara profesional dengan sistem komputerisasi dilatar belakangi antara lain karena pengelolaan secara manual sering menimbulkan beberapa permasalahan, misalnya :

• Pencarian dan pengembalian arsip sulit dilakukan;
• Sulit mendapatkan rekapitulasi data arsip, misalnya data jumlah bendel tiap tahun pembuatan, jumlah arsip tiap jenis, dsb;
• Mudah diambil oleh oknum yang berniat jahat (mudah dicuri);
• Memerlukan ruangan yang luas;
• Riwayat pemakaian dan pengembalian arsip tidak terdokumentasi dengan baik;
• Tidak memiliki database data arsip baik tekstual maupun spasial (image).

II.    TUJUAN 

Pengelolaan arsip dengan sistem komputerisasi bertujuan :

• Melaksanakan penataan dan pengelolaan arsip agar cepat dan mudah diketemukan saat diperlukan;
• Untuk mendapatkan rekapitulasi data arsip sesuai jenisnya;
• Agar pengelolaan (penempatan, pencarian, pemakaian dan pengembalian) dapat dilakukan secara mudah dan profesional dengan sistem komputerisasi;
• Agar mendapatkan database dari arsip yang kita simpan.

III.             PEKERJAAN YANG DILAKSANAKAN :

1.      Persiapan, meliputi :

·         Orientasi ruang penyimpanan warkah ( bentuk dan luasnya);

·         Identifikasi jumlah dan susunan almari/rak;

·         Identifikasi jumlah buku/bendelwarkah;

·         Pembuatan peta denah susunan dan letak almari.

2.      Penyusunan warkah/buku :

·         Buku/bendel warkah disusun didalam almari dan dikelompokkan sesuai dengan jenisnya dan dipetakan dalam Program Aplikasi.

3.      Pemberian nomor urut almari, nomor urut buku/bendel sesusai susunan almari dan bendel/buku warkahnya.

4.      Pendataan;  setiap bendel/buku warkah diambil datanya, mengenai :

·         Nomor urut bendel/buku warkah;

·         Nomor jalur posisi letak warkah;

·         Nomor urut almari ;

·         Nomor/isi buku/ bendel warkah;

·         Tahun pembuatan warkah;

·         Kode yang ada di warkah.

5.      Instalasi Aplikasi/Softwere Sistem Informasi Arsip Pertanahan.

6.      Entry seluruh data  hasil pendataan buku/bendel warkah pada aplikasi yang telah terinstall.

7.      Pelatihan pengoperasian Aplikasi/Program Pengelolaan Arsip/Warkah :

·         Memberikan buku petunjuk pemakaian program;

·         Melaksanakan pelatihan kepada petugas yang telah ditunjuk oleh Kantah yang bersangkutan.

III.             HASIL

·         Arsip/warkah tersusun dengan rapi;

·         Data base warkah tersimpan dalam aplikasi Kantor Pertanahan;

·         Aplikasi/Softwere untuk pengelolaan database warkah;

·         Buku panduan cara pemakai Aplikasi/program;

IV.             MANFAAT

Dapat dengan cepat dan tepat mengetahui :

·            Letak/posisi (No.Buku, No.Almari, No.jalur) bendel/buku warkah yang diperlukan;

·            Jumlah warkah sesuai jenisnya;

·            Jumlah bendel/buku sesuai tahun pembuatannya;

·            Pemakaian/peminjaman warkah terekam dalam Aplikasi/Program;

·            Pengambilan warkah oleh yang tidak berwenang (berniat jahat) sulit dilakukan.

V.                PEMBIAYAAN

                     Untuk pekerjaan seluruhnya termasuk penyediaan peralatan penunjang, penediaan aplikasi/Program, kami mengajukan penawaran harga borongan Rp.10.000,- (sepuluh ribu rupiah) setiap record bendel arsip/warkahnya.

VI.             PENUTUP

               Arsip hidup harus tersimpan dengan baik dan terjaga untuk selamanya, karena suatu saat akan dipergunakan oleh generasi setelah kita. Sebuah kreatifitas pasti ada manfaatnya, walaupun tak ada gading yang tak retak. Apapun kritik dan saran yang bersifat membangun darimanapun datangnya , pasti akan berguna bagi kami.

               Untuk mempermudah pemahaman tentang penjelasan kami, berikut ini akan dilampirkan beberapa contoh form/tampilan yang ada pada aplikasi. Terima kasih atas segalanya.

CONTOH-CONTOH FORM DALAM APLIKASI

Form INFORMASI WARKAH dalam Aplikasi :

 

Keterangan : 
                                                v   Berkas/Warkah yang dicari Nomor D.i.208 :14347 tahun 2009 

v  Ditemukan ada  (dua) buku :

o   Nomor buku 1118 dengan Tanpa Kode

o   Nomor buku 1226 dengan Kode HT

v  Nomor buku 1118 tersimpan di Ruang 1 no.almari 10 Rak A1.

v  File foto/image surat tanah terlihat di tabel FOTO SURAT TANAH ( KHUSUS UNTUK PENATAAN YANG DIBARENGI DENGAN PEMBUATAN FILE IMAGE/PEMOTRETAN ARSIP).
 

Keterangan :

v  Setelah file image di click ->Foto surat tanah terlihat (akta jual beli).

Keterangan :

v  Setelah di click printview->Foto surat tanah terlihat (akta jual beli) dan dapat diperbesar serta dapat dicetak.

Keterangan :

v  Posisi letak buku arsip yang dicari terlihat dalam denah almari (almari 10).

v  Isi almari dan isi buku/bendel dapat dilihat dalam tabel.

Contoh Form REKAPITULASI DATA WARKAH dalam Aplikasi :

\

Keterangan :

v  Tabel sebelah kiri atas adalah rekap jumlah buku dan jumlah warkah tiap tahun.

v  Tabel sebelah kiri bawah adalah rekap jumlah buku dan jumlah warkah tiap almari.

v  Tabel sebelah kanan atas adalah rekap jumlah buku dan jumlah warkah tiap kode warkah.

v  Tabel sebelah kanan bawah adalah rekap jumlah buku dan jumlah warkah tiap jalur.

VIDEO TUTORIAL

sls -------------